Jak to działa i co się gdzie klika. Do przeczytania w kwadrans.
System otwiera się w przeglądarce, pod adresem, który dostaniesz od kierownika. Nie trzeba nic instalować. Działa na komputerze, tablecie i telefonie.
Wszystko zapisuje się na serwerze. To znaczy, że jeśli koleżanka przy drugim stanowisku zamelduje gościa, zobaczysz to u siebie w ciągu dwudziestu sekund. Nic nie ginie przy zamknięciu przeglądarki ani przy wyczyszczeniu historii.
Na dole lewego menu jest przycisk Zmień hasło. Nowe musi mieć co najmniej dziesięć znaków. Po zmianie inne komputery zalogowane na to samo konto zostaną wylogowane.
System wyloguje Cię sam po dwunastu godzinach bez pracy. Jeśli zostawisz otwarty ekran na noc, rano trzeba będzie zalogować się jeszcze raz.
Są trzy rodzaje kont. Nie chodzi tylko o ukrywanie przycisków — serwis pięter naprawdę nie dostaje nazwisk gości ani kwot, te dane nie wychodzą z serwera.
| Konto | Co może |
|---|---|
| Kierownik | Wszystko. Dodatkowo: pokoje, ceny, konta pracowników, dane obiektu, dziennik zmian, statystyki finansowe, faktury i KSeF oraz treść powiadomień do gości. |
| Recepcja | Cała codzienna praca: grafik, meldunki, rachunki, goście, sprzątanie oraz faktury — to recepcja stoi przy gościu, który prosi o dokument. Nie zakłada kont, nie zmienia cen, nie widzi statystyk. Wysyłkę do KSeF, pobieranie z KSeF i wymianę z portalami prowadzi kierownik. |
| Serwis pięter | Tylko ekran sprzątania: numery pokoi, ich stan i terminy wyjazdów. Bez nazwisk, bez telefonów, bez kwot. |
Przy każdym koncie (poza swoim) kierownik widzi listę zakładek z ptaszkami: Grafik, Dzień w recepcji, Sprzątanie, Goście, Rachunki, Faktury, Raporty, Dziennik zmian, Ustawienia. Odebrana zakładka znika z menu, a serwer odmawia danych z niej — nie da się jej obejść, wpisując adres z palca.
W polu loginu można wpisać po prostu „Ania Borowska" albo zostawić je puste —
system zrobi z tego ania.borowska (bez spacji i bez ogonków) i pokaże
okno z gotowym loginem do przekazania tej osobie. Gdy taki login już istnieje,
dopisuje cyfrę.
Poza rolą kierownik może przy każdym koncie recepcji wyłączyć trzy czynności — te, które dotykają pieniędzy albo kasują dane:
Domyślnie wszystkie trzy są włączone. Gdy kierownik któreś wyłączy, przycisk po prostu znika z ekranu, a gdyby ktoś próbował obejść to inaczej — serwer i tak odmówi.
Pobyt po wymeldowaniu jest zapisem rozliczenia i nie da się go skasować — nawet kierownikowi. Jeśli coś się nie zgadza, poprawia się kwoty, a nie kasuje historię.
Grafik to tabela: w pionie pokoje, w poziomie kolejne dni. Każdy pasek to jeden pobyt. Widać czternaście dni naraz. Dzisiejsza kolumna jest pomarańczowa — w nagłówku i w siatce; weekend zostaje szary.
Pasek zaczyna się w drugiej połowie kratki przyjazdu i kończy w pierwszej połowie kratki wyjazdu. Dzięki temu jeden gość wyjeżdża rano, drugi wprowadza się po południu i oba pobyty widać w tym samym dniu. W wolną połowę kratki można kliknąć i założyć tam rezerwację.
Gość z rezerwacją do piątku, wymeldowany w środę, nie blokuje już czwartku — te doby da się sprzedać jeszcze raz. Pasek zostaje na całej umówionej długości, żeby nazwisko dało się przeczytać, ale zrobi się jasnoniebieski, a granatowa kreska pod spodem pokaże, do którego dnia gość naprawdę spał. W wolne doby po tej kresce można kliknąć jak w puste pole i wpisać tam kogoś innego.
Data wyjazdu w rezerwacji zostaje bez zmian, bo na niej stoi rozliczenie; w karcie pobytu pojawia się wiersz „Klucz oddany" z plakietką wyjazd przed czasem.
Kolor paska mówi, na jakim etapie jest rezerwacja — a więc też, czy czeka na Twój ruch. Ten sam opis znajdziesz zawsze pod grafikiem, w legendzie.
| Wygląd | Znaczenie |
|---|---|
| pomarańczowy | Nowa rezerwacja. Wpadła i nikt jej jeszcze nie obsłużył — nie ma ani złotówki wpłaty. To jedyny kolor, który czegoś od Ciebie chce: zadzwoń, poproś o zaliczkę, potwierdź. |
| mocny zielony | Potwierdzona. Gość wpłacił zaliczkę albo całość. Rezerwacja jest pewna, nic nie trzeba robić do dnia przyjazdu. |
| fioletowy | Zameldowany. Gość jest w pokoju. |
| fioletowy w żółtej obwódce | Zameldowany, ale rachunek jest niedomknięty. Przy nazwisku stoi wykrzyknik. Trzeba dobrać pieniądze przed wyjazdem. |
| jasnoniebieski | Wymeldowany — pobyt zamknięty. Nazwisko zostaje widoczne, a granatowa kreska pod spodem pokazuje doby faktycznie odbyte. |
| paski w ukos | Pokój wyłączony z użytku (remont, usterka). Nie jest to pobyt i nikt za to nie płaci. |
Zielony znaczy „są pieniądze" — zaliczka wystarczy. Ile dokładnie zostało do zapłaty, mówi karta pobytu w wierszu Do zapłaty i lista wyjazdów w Dniu w recepcji. O niedopłacie gościa, który już mieszka, krzyczy żółta obwódka.
Na początku każdego paska jest biały znaczek z literą. Najedź na niego myszą, a system napisze pełną nazwę.
| Znaczek | Skąd |
|---|---|
| B | Booking.com |
| A | Airbnb |
| E | Expedia (inne portale mają własne litery) |
| W | Rezerwacja z Waszej strony internetowej |
| T | Telefon — recepcja wpisała ją ręcznie |
| U | Gość z ulicy |
To ma praktyczny skutek: terminu z portalu nie zmienia się u nas (patrz rozdział 9), więc zanim zaczniesz przesuwać pasek, sprawdź literkę.
Jeśli obiekt sprzedaje łóżka, sala wieloosobowa rozwija się na grafiku w tyle wierszy, ile ma miejsc. Wszystko poniżej działa tak samo — tyle że dotyczy łóżka, a nie całego pokoju. Szczegóły w rozdziale 15.
W formularzu przełącz rodzaj na rezerwację grupową. Pod polami z terminem pojawi się lista wszystkich pokoi — każdy jako osobny kafelek z numerem, typem, liczbą osób i ceną. Klikasz te, które wchodzą do grupy; zaznaczony robi się zielony, a pod listą leci podsumowanie: „Pokoje 103, 105, 202 · do 8 osób · orientacyjnie…". Pokoje zajęte w tym terminie są wyszarzone i podpisane zajęty — widać je, ale nie da się ich kliknąć.
Powstaje jedna rezerwacja grupowa: wspólny gość, wspólna nazwa, jeden rachunek, jedno potwierdzenie mailem. Na grafiku pobyty zostają osobnymi paskami (żeby dało się przenieść jeden pokój wyżej), ale obsługuje się je zawsze razem — patrz niżej. Gdy choć jeden pokój jest zajęty, nie zapisuje się nic — nie ma połowicznych grup.
W karcie pobytu należącego do grupy nie ma pojedynczego „Zamelduj" ani „Przyjmij płatność". Są za to: Zamelduj całą grupę, Rozlicz całą grupę, Wymelduj i rozlicz całą grupę oraz Rachunek całej grupy do druku.
Wesele nie melduje się pokój po pokoju i nie płaci pięcioma przelewami — a przy obsłudze osobno bardzo łatwo było zostawić jeden pokój „przed przyjazdem" albo z resztą do dopłaty. Jedna wpłata za grupę rozdziela się sama po pokojach według tego, ile który jest winien, więc każdy pobyt ma zgodne saldo.
W karcie pobytu jest przycisk Przedłuż pobyt: o jedną, dwie, trzy noce, tydzień albo do wskazanej daty. Przedłuża się ta sama rezerwacja, więc rachunek, wpłaty i historia zostają razem. Gdy kolejna doba jest zajęta, system odmawia i mówi, przez kogo.
Ten ekran to Twoja lista zadań na dziś. Trzy sekcje: przyjazdy, wyjazdy i zostają. Liczba przy nazwie w menu pokazuje, ile rzeczy czeka.
Przy każdej pozycji jest plakietka, która mówi, czy coś stoi na przeszkodzie — na przykład Pokój gotowy albo Sprzątanie w toku. Obok jest przycisk do najbardziej oczywistej czynności: zamelduj, przyjmij zapłatę, wymelduj.
Osobno warto znać plakietkę Nowa — bez wpłaty: to ten sam stan, co pomarańczowy pasek na grafiku. Gość przyjeżdża dziś, a na jego pobycie nie ma jeszcze ani złotówki. Przy pozycji z grupy przycisk mówi wprost Zamelduj grupę i melduje wszystkie jej pokoje naraz.
U góry zakładki jest kalendarz ze strzałkami ← poprzedni, Dziś i następny →. Przyjazdy, wyjazdy, zostający i kasa przestawiają się na wybraną datę — sprzątanie da się zaplanować z wyprzedzeniem, a wczorajszą kasę sprawdzić bez szukania po raportach.
Przycisk Zamknij zmianę otwiera szerokie okno: po lewej gotówka według systemu, terminal (karta i BLIK), przelewy i liczba wpłat; po prawej pole na przeliczoną szufladę. Różnica liczy się w trakcie pisania i zmienia kolor.
Różnicy nie da się zapisać bez powodu. Wszystkie zamknięcia z uwagami znajdziesz w tabeli Zamknięte zmiany na dole tej zakładki: data, kto zdawał, ile było wg systemu, ile w szufladzie, różnica i powód.
Po zameldowaniu pasek na grafiku robi się fioletowy, a w karcie pobytu wiersz Etap pokazuje „Zameldowany".
W karcie pobytu, w wierszu Osób, jest napis zmień. Kliknij i podaj właściwą liczbę.
Liczba osób wpływa na trzy rzeczy naraz: cenę (dopłata za osobę ponad limit), opłatę miejscową (naliczaną od osoby za dobę) i sprawozdanie do GUS. Wpisana źle zaniża rachunek i psuje dane w dokumencie, za który grożą kary.
Rezerwacja z Booking.com czy Airbnb wchodzi razem z nazwiskiem, adresem e-mail, telefonem, krajem, liczbą osób i kwotą, którą gość zapłacił w portalu. Nie trzeba już tego przepisywać ręcznie — ale warto rzucić okiem na wiersz Osób, bo portale liczą dzieci różnie.
W karcie pobytu jest sekcja Uwagi do pobytu z polem „dopisz uwagę". Dopisek nie kasuje poprzednich — każdy dostaje datę i podpis osoby, która go napisała. Uwagi widzi cała recepcja, także na liście przyjazdów, więc „miał być późny przyjazd" nie ginie razem ze zmianą.
Przycisk Cena za dobę w karcie pobytu (i pole o tej samej nazwie w formularzu nowej rezerwacji) pozwala wpisać własną stawkę — stały klient, dłuższy pobyt, reklamacja. Puste pole = liczymy z cennika. Wpisana kwota jest ostateczna: bez narzutu weekendowego i bez dopłat za osobę. Karta pokazuje wtedy plakietkę „wpisana ręcznie", a wyczyszczenie pola wraca do cennika.
Gdy ktoś oznaczył gościa w kartotece jako niepożądanego, przy otwarciu karty pobytu i przy wybraniu go w nowej rezerwacji wyskakuje czerwone okno z powodem. Trzeba je zamknąć ręcznie — plakietka w rogu ekranu była za łatwa do przeoczenia.
Otwórz kartę pobytu i na dole wybierz usługę z listy Dopisz usługę. Doliczy się do rachunku od razu. Jeśli pomylisz się, kliknij krzyżyk obok pozycji, żeby ją zdjąć.
Przy rezerwacji grupowej oba przyciski dotyczą całej grupy: okno pokazuje rachunek pokój po pokoju, sumę i to, co zostało, a wpłata rozdziela się sama.
Pasek na grafiku robi się jasnoniebieski i nazwisko na nim zostaje, więc widać, kto tu mieszkał, także po zamknięciu pobytu.
Kto wyjeżdża dziesiątego, nie blokuje przyjazdu dziesiątego. Możesz spokojnie wpisać nowego gościa na ten sam dzień.
Wymeldowanie zapisuje dzień, w którym gość naprawdę oddał klucz. Pobyt umówiony do piątku, zamknięty w środę, zwalnia czwartek i piątek do sprzedaży. Na grafiku granatowa kreska pod paskiem kończy się w środę, a w wolne doby za nią można kliknąć i wpisać kogoś innego. Rachunek zostaje policzony za umówiony termin.
Przy wpłacie albo w karcie pobytu zaznacz, że gość chce fakturę. Taki pobyt trafia na listę Czeka na fakturę w zakładce Faktury, z plakietką „poprosił o fakturę" i przyciskiem wystawienia — także wtedy, gdy gość jeszcze u nas mieszka.
W karcie pobytu jest przycisk Rachunek do druku. Otwiera gotowy dokument z danymi hotelu, pozycjami i kwotą. Żeby zrobić z niego PDF, kliknij Drukuj i wybierz „Zapisz jako PDF".
Noclegi są rozbite według stawek, więc gość widzi osobno zwykłą dobę, osobno weekendową i osobno sezonową — zamiast jednej kwoty bez wyjaśnienia.
Jeśli kierownik wpisał stawkę gminy w danych obiektu, opłata dolicza się sama: stawka × liczba osób × liczba dób, osobną pozycją na rachunku.
Kogoś zwolnionego z opłaty (zależy od uchwały gminy — często dzieci albo osoby w delegacji) zwalniasz krzyżykiem przy tej pozycji w karcie pobytu. Wtedy w jej miejsce pojawia się napis „zwolniony" i przycisk nalicz, gdyby trzeba było cofnąć.
Dokument jest informacyjny. Paragon fiskalny i fakturę VAT wystawiasz nadal w swoim dotychczasowym programie — system tego jeszcze nie robi.
Ekran pokazuje wszystkie pokoje pogrupowane po piętrach. Klikanie w kafelek przełącza stan w kółko:
do zrobienia → gotowy → usterka → do zrobienia…
Pokój po wymeldowaniu ustawia się na „do zrobienia" sam. Pokoju oznaczonego jako „do zrobienia" nie da się zameldować — to celowa blokada, żeby gość nie trafił do niesprzątniętego pokoju.
Pod każdym kafelkiem jest lista wyboru z osobami mającymi konto serwisu pięter. Wybierasz — i pokój jest przydzielony. Widzi to kierownik i recepcja; sama pokojowa tego nie zmienia.
Osoba ze sprzątania ma swoje pokoje wyróżnione na swoim ekranie. Bez przydziału wszyscy widzą wszystkie pokoje — przy dwunastu to bez znaczenia, przy czterdziestu i trzech pokojowych już nie.
Zakładka Goście to kartoteka. Pole Szukaj u góry przegląda imię
i nazwisko, telefon, mail, firmę, NIP oraz numer rejestracyjny auta — i nie
przejmuje się zapisem: wx 1234 a znajdzie WX1234A, tak samo
jak 601 202 303 znajdzie 601202303. W tabeli przy kontakcie
widać auta, którymi gość u nas bywał. Po kliknięciu w osobę zobaczysz jej historię
pobytów, ile u Was zostawiła i skąd zwykle przychodzi.
W polu Co o nim wiemy zapisujesz notatki — alergie, preferencje, że przyjeżdża z psem. Notatka zapisuje się, gdy klikniesz poza pole.
W karcie gościa, przy wierszu Kraj, jest napis zmień. Podajesz dwie litery:
PL, DE, CZ, UA. Gdy nic nie wpiszesz,
system liczy gościa jako Polskę.
To jedyne miejsce, z którego bierze się podział na krajowych i zagranicznych w sprawozdaniu KT-1. Przy gościu z zagranicy warto to wpisać od razu przy meldunku.
Obowiązek meldunkowy w hotelach zniesiono 1 stycznia 2013 roku. Hotel może zbierać tylko dane pozwalające zidentyfikować gościa na wypadek niezapłacenia za pobyt. Nie musisz nikogo prosić o wypełnianie karty.
Kliknij Usuń dane (RODO) w jego karcie. Zniknie nazwisko, telefon, mail i notatki. Pobyty i rozliczenia zostaną — tego wymaga księgowość. Nie da się usunąć danych gościa, który ma trwający albo przyszły pobyt.
Wymianę z portalami prowadzi pośrednik Beds24: to u niego podpięte są Booking.com, Airbnb i reszta, a my rozmawiamy tylko z nim. Ustawienia siedzą w Ustawienia → Portale (Beds24) i widzi je kierownik.
Do sierpnia 2026 portale były podpięte przez adresy .ics i osobną
zakładkę „Kalendarze". Ta zakładka została usunięta, a stare adresy nie
działają. iCal przenosił same daty — bez nazwiska, kwoty i liczby osób — i robił to
z dobowym opóźnieniem. Jeśli w portalu wisi jeszcze stary adres kalendarza od nas,
odepnij go.
| Kierunek | Co się dzieje |
|---|---|
| My → portal | Co piętnaście minut wysyłamy ceny i liczbę wolnych sztuk każdego typu, na tyle dni naprzód, ile ustawi kierownik (domyślnie 90). Zajmiesz ostatni pokój danego typu — portal przestaje go sprzedawać. |
| Portal → my | Rezerwacja ląduje na grafiku w wolnym pokoju właściwego typu, ze znaczkiem źródła (B, A) i z nazwiskiem, mailem, telefonem, krajem, liczbą osób i kwotą, jaką gość zapłacił w portalu. Kwota z portalu staje się ceną doby, żeby nasz rachunek zgadzał się z jego. |
W ustawieniach jest pole Narzut dla portali (%). Dolicza się na wierzchu ceny z cennika sezonowego i narzutu weekendowego: przy 15% doba za 320 zł idzie do portalu za 368 zł. Chodzi o to, żeby gość miał po co zadzwonić wprost do hotelu — prowizję portalu i tak płacicie Wy.
Jest to dziś legalne w całej Unii: Booking jako „strażnik dostępu" musiał znieść klauzule parytetu cenowego (2024 r.), a Trybunał Sprawiedliwości UE to potwierdził (2025 r.).
Przełącznik Wymiana z portalami jest fabrycznie wyłączony — nic nie wychodzi i nic nie wchodzi, dopóki kierownik go nie włączy. Cztery przyciski poniżej działają ręcznie i po każdym system pisze, co zrobił, więc wszystko da się sprawdzić na sucho.
Między jednym a drugim wysłaniem cen mija kwadrans, a portal może w tym czasie sprzedać pokój, który właśnie zająłeś przy ladzie. Bufor to liczba pokoi trzymanych w zapasie, ustawiana przy typie pokoju: przy pięciu pokojach i buforze 1 portal przestanie sprzedawać, gdy zostanie ostatni wolny.
Kliknięcie Ustawienia w lewym pasku rozwija osiem osobnych pozycji. Klikasz jedną i widzisz tylko ją — nie ma jednej długiej strony ze wszystkim:
System pamięta, gdzie ostatnio byłeś, i wraca w to samo miejsce.
Dodajesz pojedynczo albo całym zakresem naraz — wpisujesz od 401 do 420 i masz dwadzieścia pokoi jednym kliknięciem. Numery, które już istnieją, zostaną pominięte.
Pokoju nie da się skasować, można go tylko wyłączyć. Wyłączony znika z grafiku, ale historia pobytów i rachunki zostają nietknięte. Nie wyłączysz pokoju, w którym są jeszcze niezakończone pobyty.
Typ wpisujesz tekstem. Każda nowa nazwa zakłada nowy typ, a każdy typ jest osobno sprzedawany w portalach. „Dwuosobowy" i „dwuosobowy" to dla systemu dwie różne rzeczy, dwa cenniki i dwie pozycje do sparowania z Beds24. Korzystaj z podpowiedzi, które pokazują się przy wpisywaniu.
Przy każdym typie ustawiasz trzy liczby:
Gdy typ zostanie bez żadnego czynnego pokoju (np. jedyny apartament poszedł na remont), przestajemy o nim cokolwiek wysyłać — a portal trzyma to, co dostał ostatnio, i dalej sprzedaje pokój, którego nie ma. Zanim wyłączysz ostatni pokój danego typu, zamknij jego sprzedaż po stronie portalu.
Pod każdym kontem recepcji są trzy pola do odhaczenia — usuwanie pobytów, zdejmowanie pozycji z rachunku i usuwanie danych gościa. Odhaczenie działa od razu, a zmiana trafia do dziennika. Kierownikowi tych praw odebrać się nie da.
Zakładasz konto, wyłączasz je albo ustawiasz komuś nowe hasło. Ustawienie hasła wylogowuje tę osobę ze wszystkich komputerów. Nie da się wyłączyć ostatniego konta kierownika — ktoś musi zostać z pełnym dostępem.
Nazwa, adres, NIP, telefon, godziny doby. To wszystko trafia na wydruk rachunku.
Cena bierze się z trzech rzeczy, w tej kolejności:
Narzut dotyczy nocy z piątku i z soboty. Domyślnie 15%, można zmienić albo wyłączyć w danych obiektu.
Do tego dochodzi czwarty składnik: jeśli w pokoju śpi więcej osób, niż mieści się w cenie podstawowej, każda kolejna kosztuje dopłatę za dobę. Ustawia się to przy typie pokoju, a okres sezonowy może mieć własną, wyższą dopłatę.
Przykład: pokój rodzinny 520 zł w cenie dla 2 osób, dopłata 70 zł. Cztery osoby przez 2 noce to (520 + 2×70) × 2 = 1320 zł. W sezonie z ceną 700 zł i dopłatą 150 zł te same 2 noce kosztują (700 + 2×150) × 2 = 2000 zł.
| Wpisujesz | Co się dzieje | Kiedy tego chcesz |
|---|---|---|
| Kwotę (np. 450 zł) | Wszystkie objęte pokoje kosztują tyle samo. Różnice między nimi znikają na czas okresu. | Gdy w danym terminie sprzedajecie po jednej, sztywnej stawce. |
| Procent (np. 25) | Każdy pokój drożeje od swojej własnej ceny. Różnice zostają. | Prawie zawsze: „kongres +25%", „ferie +30%", „listopad −10%". |
Przykład na dwóch dwójkach: 104 kosztuje 300 zł, 105 z balkonem 320 zł. Wpisujecie +25% na kongres — wychodzi 375 zł i 400 zł. Gdybyście wpisali kwotę 375 zł, oba pokoje kosztowałyby tyle samo i balkon przestałby być wart dopłaty.
Obok pola „Typ pokoju" jest „Albo jeden pokój". Wybrany tam pokój dostaje własną cenę na wskazane dni — niezależnie od tego, co ustawiono dla jego rodzaju.
To jest potrzebne wszędzie tam, gdzie „rodzaj pokoju" niewiele znaczy: apartamentowiec, w którym każdy apartament ma inny metraż i widok, albo hotel z dwoma apartamentami premium, których nie da się wrzucić do jednego worka z resztą.
Jeśli pokój ma własny wpis na daną dobę, cennik jego rodzaju w ogóle się nie liczy — także krótszy sezon o wyższym pierwszeństwie. Czyli: pokój z własną ceną na cały rok nie złapie „Sylwestra" wpisanego dla rodzaju. Wtedy Sylwestra trzeba wpisać temu pokojowi osobno.
Pod polem wyboru typu jest lista wszystkich typów z ptaszkami — zaznacz te, których sezon dotyczy (wtedy pole „Typ pokoju" nie ma znaczenia). Ta lista dotyczy rodzajów; pojedynczy pokój wpisuje się osobno.
Wpisanie tego samego okresu drugi raz (ta sama nazwa i te same daty) poprawia ceny w istniejącym wpisie. W cenniku nie robią się trzy „Ferie", z których nikt nie wie, które wygrywają.
Booking i reszta portali sprzedają rodzaj pokoju, a nie numer — nie da się im wysłać osobnej ceny dla 104 i 105. Wysyłamy stawkę najtańszego wolnego pokoju danego rodzaju, żeby gość nie zapłacił mniej, niż pokazaliśmy. Ceny wpisane dla pojedynczego pokoju działają więc u Was w recepcji i na Waszej stronie, ale nie w portalach.
Sezon od 1 lipca do 31 sierpnia obejmuje także noc z 31 sierpnia. To inaczej niż przy pobytach, gdzie data wyjazdu jest już wolna. Dlatego pole jest podpisane „Do (włącznie)".
Możesz wpisać „Sylwester" w środku „Sezonu zimowego" i nie musisz nic ustawiać — gdy okresy na siebie zachodzą, wygrywa krótszy. Pole „pierwszeństwo" przyda się tylko wtedy, gdy dwa okresy są tej samej długości.
Obiekty od 10 miejsc noclegowych muszą co miesiąc złożyć sprawozdanie KT-1 na Portalu Sprawozdawczym GUS, do 10 dnia następnego miesiąca. Za niezłożenie grożą kary. System liczy te dane za Ciebie.
Turyści to osoby, które w danym miesiącu przyjechały — liczymy po dacie
przyjazdu.
Noclegi to osobonoce, także pobytów, które zaczęły się w poprzednim miesiącu.
Dlatego te dwie liczby nie muszą się do siebie mieć w żaden prosty sposób. To nie błąd —
tak GUS o nie pyta.
Podział na Polskę i zagranicę bierze się wyłącznie z pola „Kraj" w kartotece gościa, a liczba osób z pola „Osób" przy pobycie. Rezerwacje z portali przynoszą oba te pola same, ale gość dopisany ręcznie dostaje domyślnie Polskę, a portale różnie liczą dzieci. Przy meldunku warto na te dwa pola spojrzeć — inaczej sprawozdanie będzie zaniżone.
Sprawozdanie widzi tylko kierownik.
System sam pisze do gości w dziewięciu momentach pobytu. Każde powiadomienie można wyłączyć osobno, a treść każdego przepisać po swojemu — bez wchodzenia na serwer.
| Kiedy | Co dostaje gość |
|---|---|
| Przy założeniu rezerwacji | Potwierdzenie z terminem, pokojem i kwotą |
| Po 2 dniach bez wpłaty | Prośba o zaliczkę z numerem rachunku |
| Na 5 dni przed przyjazdem, gdy wpłaty nadal nie ma | Przypomnienie o zaliczce |
| Po zaksięgowaniu wpłaty | Potwierdzenie wpłaty i ile zostaje |
| Po przesunięciu pobytu na grafiku | Informacja o zmianie: było / jest |
| Po zdjęciu pobytu z grafiku | Potwierdzenie anulowania |
| Na 3 dni przed przyjazdem | Przypomnienie z godziną doby |
| Po wymeldowaniu | Rozliczenie pobytu |
| Dzień po wyjeździe | Podziękowanie i prośba o opinię |
Wszystkie terminy i procent zaliczki ustawia kierownik w Ustawienia → Powiadomienia do gości. Gość bez adresu e-mail w kartotece po prostu nic nie dostaje.
Przy każdym powiadomieniu jest przycisk Treść ›. Otwiera edytor z tematem i treścią wiadomości. W treść wstawia się pola w klamrach — klikasz w podpowiedź pod polem tekstowym i pole ląduje w miejscu kursora:
{imie}, {numer}, {od}, {do},
{pokoj}, {lozko}, {kwota},
{zaliczka}, {konto} — i kilkanaście innych,{tabela} — rozwija się w ramkę z zestawieniem rezerwacji,{link} — adres strony, na której gość widzi swoją rezerwację.Obok edytora jest podgląd: dokładnie to, co zobaczy gość, na przykładowej rezerwacji. Jest też przycisk Wyślij próbny — wysyła jeden mail pod wskazany adres i mówi wprost, co poszło nie tak, jeśli nie poszło.
W bloku Wygląd wiadomości wgrywa się logo obiektu (PNG, JPG albo GIF do 195 kB) i wybiera kolor wiodący. Logo jedzie w mailu jako obrazek osadzony w wiadomości, nie ładowany z sieci — dzięki temu skrzynki pocztowe go nie blokują. Pod spodem można dopisać własną stopkę, np. „Zapraszamy też zimą — stok 300 m od hotelu".
Jeśli wpiszesz w treść pole, którego system nie zna — na przykład
{imiee} — mail i tak pójdzie, a nieznana klamra zostanie w treści
jak stoi. Nie ma sytuacji, w której literówka w jednym szablonie zatrzymuje całą
kolejkę.
Wysyłka jest wyłączona, a tryb ustawiony na testowy. W tym trybie
każdy mail idzie na jeden wskazany adres, a w temacie widać, do kogo trafiłby
naprawdę: [TEST → jan.kowalski@example.com]. Goście nie dostają nic.
Kolejność przy uruchamianiu poczty jest taka:
Sprawdź, czy w bazie nie siedzą jeszcze dane pokazowe. Mają one prawdziwie wyglądające adresy gości — po przełączeniu poczta poleci do obcych ludzi, a domena obiektu zbierze zgłoszenia spamu.
Włączenie wysyłki opróżnia też całą kolejkę naraz. Jeśli system stał kilka tygodni z wyłączoną pocztą, goście dostaną komplet zaległych wiadomości. Warto najpierw zajrzeć do kolejki.
W tej samej sekcji widać, ile maili czeka, ile poszło i ile się nie udało — razem z powodem. Jeśli „nieudane" rośnie, prawie zawsze znaczy to zły adres serwera poczty albo złe hasło. Przycisk Ponów nieudane wrzuca je z powrotem do kolejki po poprawieniu ustawień.
Gość dostaje w mailu link do własnej strony. Otwiera ją bez logowania i widzi swoją rezerwację: termin, pokój albo łóżko, liczbę osób, kwotę, ile wpłacił i ile zostaje. Strona ma logo i kolor obiektu — wygląda jak przedłużenie maila, nie jak obcy serwis.
Pod spodem jest formularz z trzema możliwościami: chcę zmienić termin, mam pytanie, chcę odwołać rezerwację.
Wiadomość od gościa trafia do Dziennika zmian jako wpis „gość", podpięty pod konkretny pobyt. Rezerwacja się nie zmienia — dopóki recepcja nie potwierdzi, termin jest trzymany. Tak jest celowo: samoobsługowe anulowanie z linku w mailu to prosta droga do utraty pobytu przez pomyłkę albo przez kogoś, kto przejął cudzą skrzynkę.
Po wymeldowaniu formularz znika — zostaje samo podsumowanie pobytu.
Kierownik włącza i wyłącza tę stronę w Ustawienia → Powiadomienia do gości →
Strona rezerwacji dla gościa. Tam też podaje się adres, pod którym stoi system;
musi być pełny, razem z https://, bo trafia prosto do maila.
System umie pracować na dwa sposoby, a wybiera się to raz, przy wdrożeniu, w Ustawienia → Dane obiektu → Co sprzedaje obiekt:
| Tryb | Dla kogo | Co sprzedajesz |
|---|---|---|
| pokoje | hotel, pensjonat, apartamenty | cały pokój |
| łóżka | hostel, schronisko | pojedyncze miejsce w sali |
W trybie hostelowym przy każdym pokoju pojawia się wybór cały pokój albo na łóżka (dormitorium), liczba łóżek i oznaczenie sali: mieszana, tylko kobiety, tylko mężczyźni. Pokoje prywatne zostawiasz bez tego przełącznika i działają jak w hotelu — jeden obiekt może mieć jedno i drugie naraz.
Przy pokoju sprzedawanym na łóżka cena z cennika to cena za jedno łóżko za dobę, nie za całą salę. Etykieta w edytorze sama się na to zmienia, ale warto to wiedzieć, zanim wpisze się tam 400 zł.
Dormitorium rozwija się w osobne wiersze — po jednym na łóżko. Klikasz w wolne miejsce i zakładasz rezerwację konkretnego łóżka; przeciągasz gościa z łóżka na łóżko tak samo jak między pokojami.
W formularzu nowej rezerwacji dochodzi pole Łóżko. Można w nim wybrać konkretne miejsce albo całą salę na wyłączność — to drugie przydaje się przy grupach i blokuje wszystkie łóżka naraz.
Liczby nad grafikiem mówią wtedy o miejscach, nie o pokojach: „obłożenie 12 z 40 miejsc".
W zakładce Raporty kierownik ma kartę Pieniądze i obłożenie z wyborem okresu: ten miesiąc, poprzedni, ostatnie 30 dni, ten rok albo dowolny zakres dat.
| Liczba | Co znaczy |
|---|---|
| Przychód | Wszystko razem, z rozbiciem na nocleg i usługi |
| Klienci zapłacili | Suma wpłat i jaki to procent należności |
| Zaległości | Ile zostało po gościach, którzy już wyjechali |
| Obłożenie | Ile dób było zajętych z ilu dostępnych |
| ADR | Średnia cena sprzedanej doby |
| RevPAR | Przychód na dobę dostępną |
Różnica między ADR a RevPAR bywa myląca, a jest ważna: ADR mówi, ile bierzesz za to, co sprzedałeś, a RevPAR dzieli przychód przez wszystkie doby, jakie miałeś do sprzedania — więc spada, gdy obiekt stoi pusty. Wysoki ADR przy niskim RevPAR znaczy: drogo, ale rzadko.
Gdy gość wyjedzie przed czasem, a zwolnione doby sprzedasz komuś innemu, ta sama doba jest sprzedana dwa razy, ale zajęta raz — pokój jest przecież jeden. Obłożenie liczy się z dób zajętych, więc nigdy nie przekroczy 100%; przychód i ADR biorą obie sprzedaże, bo obie są w kasie. Gdy tak się zdarzy, raport pisze o tym wprost nad kaflami.
Pokoje zdjęte ze sprzedaży (remont, usterka) schodzą z pojemności, a nie liczą się jako niesprzedane. Remont nie jest słabą sprzedażą.
Niżej: wykres przychodu za dwanaście miesięcy, skąd przyszły pobyty, najlepsi goście, usługi dodatkowe i lista kto nie zapłacił — z kwotą i liczbą dni od wyjazdu. Każdy wiersz na tej liście jest klikalny: otwiera kartę pobytu, z której przyjmiesz zapłatę, a przycisk „rachunek" obok otwiera wydruk. To samo działa na wszystkich listach w „Należnościach i zobowiązaniach".
Wykres na górze Raportów pokazuje najbliższe czternaście dni: nad każdym słupkiem stoi procent, pod nim data i ile pokoi z ilu jest zajętych. Dzisiejszy słupek jest ciemniejszy, komplet zaznacza się na czerwono. Pod wykresem ta sama rzecz w tabeli — z kolumną „wolne", żeby było widać, ile jeszcze jest do sprzedania.
Przy każdym raporcie jest przycisk Do Excela: obłożenie dzień po dniu, należności i zobowiązania, kasa i rozliczenia zmian, pieniądze i obłożenie oraz KT-1. Plik otwiera się dwuklikiem — jest rozdzielany średnikiem, z polskimi ogonkami i przecinkiem dziesiętnym, więc księgowa nie musi nic przestawiać.
Arkusz składa ten sam kod, który rysuje ekran, więc liczby w pliku i na ekranie nie mogą się rozjechać. Plik z „Pieniędzy i obłożenia" ma w środku wszystkie tabele naraz: podsumowanie, dobę po dobie, źródła, gości, usługi i dłużników.
Przychód rozkłada się na doby, a nie wpada w całości do miesiąca przyjazdu. Pobyt z 28 grudnia na 3 stycznia dzieli się między grudzień i styczeń proporcjonalnie do nocy, z cenami sezonowymi i weekendowymi każdej doby osobno. Usługi liczą się po dacie dopisania do rachunku.
Zaległość pojawia się dopiero po wyjeździe. Wcześniej niedopłata to normalna należność, nie dług.
Zakładka Faktury ma trzy części: pobyty czekające na dokument, faktury wystawione w tym systemie i wykaz wszystkiego, co jest w KSeF — osobno sprzedaż i zakup, także dokumenty wystawione poza tym systemem.
Recepcja widzi tę zakładkę domyślnie i może wystawiać dokumenty — kierownik może jej ten dostęp odebrać w zakładkach przy koncie (rozdział 2). Zatwierdzanie i wysyłka do KSeF zostają po stronie kierownika: recepcja widzi wtedy napis „czeka na kierownika" zamiast przycisków.
Pasek Szukaj nad listą przegląda numery, nabywców, NIP-y i numery KSeF — także dokumentów pobranych z KSeF. Nie wymaga podania okresu, bo księgowa zwykle zna numer albo NIP, a nie datę wystawienia. Obok jest filtr rodzaju dokumentu.
Przy szkicu jest przycisk Popraw dane: nabywca, NIP (sprawdzany sumą kontrolną), adres, data sprzedaży, uwagi. XML do KSeF przebudowuje się sam. Dokumentu przyjętego przez KSeF nie da się zmienić — do tego służy korekta i tak też mówi komunikat.
Przycisk Nowy dokument wystawia dokument z własnymi pozycjami, niezwiązany z żadnym rachunkiem albo powiązany z wybranym pobytem: proformę (podstawa do przelewu, np. dla firmy zamawiającej grupę), fakturę zaliczkową albo zwykłą fakturę VAT.
Każdy rodzaj ma własną numerację: FV, PRO i FZ. Dzięki temu proforma wystawiona w środku miesiąca nie zjada numeru fakturze i w rejestrze nie zostaje dziura. Do KSeF idzie faktura VAT i zaliczkowa — proforma nie, bo niczego nie księguje.
W Raportach jest zestawienie z czterema liczbami (należności razem, w tym wymagalne, jeszcze niewymagalne, zobowiązania) i dwiema tabelami. Należności — kto zalega, ile i od ilu dni po terminie, z telefonem i firmą. Zobowiązania — nadpłaty do zwrotu. Kliknięcie w wiersz otwiera kartę pobytu.
Rachunek rozbija się na pozycje ze stawkami VAT: nocleg, opłata miejscowa i każda usługa dodatkowa osobno. Nabywcą jest firma z kartoteki gościa, a gdy jej nie ma — osoba prywatna.
Domyślnie: nocleg 8%, usługi dodatkowe 23%, opłata miejscowa np.
To sensowne wartości, ale stawka noclegu bywa inna przy pakietach z wyżywieniem,
a opłata miejscowa nie jest sprzedażą hotelu, tylko daniną zbieraną dla gminy.
Zmienia się je w Ustawienia → Faktury i KSeF.
Ceny w cenniku traktujemy jako brutto: netto liczy się dzieleniem, a VAT odejmowaniem. Dzięki temu suma pozycji zgadza się z sumą faktury co do grosza — inaczej KSeF odrzuciłby dokument z powodu grosza różnicy.
Potrzebne są dwie rzeczy: NIP obiektu wpisany w ustawieniach i token KSeF dopisany przez osobę od serwera do pliku na serwerze. Tokenu, tak jak hasła do poczty, nie wpisuje się przez ekran — daje on prawo zapisu do rejestru państwowego.
Bez tokenu faktury i tak powstają, tylko zostają szkicami. Przycisk Sprawdź połączenie mówi od razu, czy NIP i token są dobre.
Domyślnie system pracuje na środowisku testowym KSeF — nic nie trafia do prawdziwych rejestrów. Przełączenie na produkcję wymaga potwierdzenia w okienku, bo wysłanej faktury nie da się wycofać: błąd poprawia się dopiero korektą.
KSeF ma dwa limity godzinowe: 120 otwarć sesji i 180 wysłanych faktur. Nie da się ich obejść, można tylko odczekać — system to rozpoznaje i mówi wprost, ile zostało do końca okna.
Sekcja Wszystko z KSeF pobiera wykaz faktur za wybrany okres — również tych wystawionych poza tym systemem, np. przez biuro rachunkowe. Naraz pobieramy najwyżej rok. Niżej widać ślad ostatnich rozmów z KSeF; przy reklamacji „nie doszło" to jedyny dowód, co i kiedy poszło.
Gość może zarezerwować pokój sam, z Waszej strony, bez pośrednictwa portali i bez prowizji. Formularz prowadzi go przez trzy kroki: termin → wolne typy pokoi z ceną za cały pobyt → dane kontaktowe.
Rezerwacja wpada na grafik ze statusem „czeka na zaliczkę" i źródłem Strona, a gość dostaje potwierdzenie mailem. O zaliczkę prosi recepcja — tak jak przy rezerwacji telefonicznej. Płatności online to osobny temat: operator, prowizje, zwroty i reklamacje.
Jeden adres, cztery zastosowania. Wybierzcie ten, który Wasza strona przepuszcza; od góry są najwygodniejsze. Wszystko gotowe do skopiowania w Ustawieniach.
| Sposób | Do czego | Czego wymaga |
|---|---|---|
| 1. Zwykły odnośnik | Przycisk „Zarezerwuj" na stronie, przycisk na Facebooku, odnośnik w wizytówce Google, opis na Instagramie, podpis w mailu, SMS do gościa. | Niczego. Działa wszędzie. |
| 2. Jedna linijka | Formularz wbudowany w stronę. Ramka rośnie razem z treścią, a strona sama przewija się do niej przy przejściu do kolejnego kroku. | Strony, która pozwala wkleić skrypt. |
| 3. Sama ramka | To samo, gdy strona blokuje skrypty. ⚠ Wysokość jest wtedy sztywna — na krótszych krokach zostanie trochę pustego miejsca. | Strony, która pozwala wkleić HTML. |
| 4. Kod QR | Lada w recepcji, ulotka, wizytówka, stolik. Prowadzi pod ten sam adres. | Niczego. Plik do druku jest wektorowy. |
Pod kodami jest pole Adres strony hotelu i przycisk Sprawdź. System zagląda na Waszą stronę, rozpoznaje, na czym jest zrobiona (WordPress, Wix, Squarespace, Webflow i kilka innych), i pisze gdzie dokładnie wkleić kod. Sprawdza też, czy strona nie blokuje obcych ramek — jeśli blokuje, powie, żeby użyć samego odnośnika.
Squarespace w planie Personal i Wix w planie darmowym nie mają bloku na własny HTML. Tam zostaje sposób 1 albo 4 — i to nie jest gorsze rozwiązanie, tylko inne: przycisk prowadzący do rezerwacji działa dokładnie tak samo, tyle że otwiera osobną stronę.
Pokoje sprzedawane na łóżka (rozdział 15) nie pokazują się w formularzu — wybór konkretnego miejsca w sali robi recepcja. Rezerwację łóżka przyjmuje się telefonicznie albo przez portal.
Hotel przychodzący z innego systemu ma zwykle jedno: eksport do pliku CSV albo arkusz zapisany jako CSV. Tyle wystarczy — nie trzeba przepisywać gości i rezerwacji ręcznie.
2026-08-19
i 19.08.2026).Jeśli osoba z pliku już u Was jest, dopisujemy jej pobyt, a nie zakładamy drugiej
kartoteki. Wczytane pobyty dostają w uwagach znacznik import z datą —
po nim łatwo je odróżnić od tego, co powstało w recepcji.
| Objaw | Co zrobić |
|---|---|
| Wyskoczyło okienko logowania w środku pracy | Sesja wygasła po dwunastu godzinach. Zaloguj się ponownie — nic nie przepadło. |
| „Ktoś inny właśnie zmienił ten pobyt" | Ktoś na drugim stanowisku był szybszy. Ekran odświeży się sam, sprawdź stan i powtórz. |
| Nie mogę zameldować gościa | Pokój jest oznaczony jako niesprzątnięty. Zmień jego stan na ekranie sprzątania. |
| Nie mogę wymeldować | Został niezapłacony rachunek. Kwotę widać w komunikacie. |
| Rezerwacja z Bookinga nie pojawiła się | Odczekaj kwadrans albo poproś kierownika, żeby kliknął Pobierz rezerwacje w Ustawieniach → Portale. Sprawdź też dziennik zmian — może zabrakło wolnego pokoju tego typu albo pokój nie jest sparowany z Beds24. |
| W KT-1 wychodzi za mało gości z zagranicy | Kraj bierze się z kartoteki gościa. Portale go przynoszą, ale gość dopisany ręcznie dostaje Polskę. Popraw pole „Kraj" przy tych gościach. |
| Rachunek jest niższy, niż powinien | Sprawdź pole „Osób" w karcie pobytu. Od liczby osób zależy dopłata za osobę i opłata miejscowa, a portale różnie liczą dzieci. |
| Maile nie dochodzą do gości | Ustawienia → Maile do gości. Sprawdź, czy wysyłka jest włączona i czy w „Nieudane" nie ma opisu błędu. |
| Zniknął przycisk „Anuluj rezerwację" | Kierownik odebrał Ci prawo do usuwania pobytów. Poproś go, jeśli tego potrzebujesz. |
| Skasowany termin z portalu wrócił | Tak ma być. Terminy z portali kasuje się w portalu, nie u nas. |
| Przy pokoju z grupy nie ma przycisku „Zamelduj" | Tak ma być. Grupa melduje się i rozlicza w całości — szukaj przycisku Zamelduj całą grupę w tej samej karcie. |
| Nie mogę wymeldować grupy, choć ten pokój jest zapłacony | Liczy się saldo całej grupy. System napisze, ile brakuje, i otworzy okno wpłaty za grupę. |
| Pasek wymeldowanego gościa zasłania wolne dni | Tylko z wyglądu. Doby za granatową kreską są wolne i da się w nie kliknąć jak w puste pole — pasek zostaje na całej długości, żeby było widać nazwisko. |
| Wszystkie paski są pomarańczowe | Pomarańczowy znaczy „nowa rezerwacja, zero wpłaty". Po przyjęciu zaliczki pasek robi się zielony. |
Żeby nie było niespodzianek — te rzeczy trzeba na razie robić poza systemem:
Czego nie trzeba, wbrew rozpowszechnionej opinii: karty meldunkowej (obowiązek zniesiony w 2013 r.) i kasy fiskalnej, o ile przyjmujecie wyłącznie płatności bezgotówkowe i nie serwujecie posiłków.